Hoe verwerk je een creditnota? Een creditnota is een document dat door een verkoper wordt uitgegeven aan een koper als bewijs dat een bedrag is terugbetaald. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er sprake is van een foutieve factuur, een terugbetaling van een product of een terugbetaling van een dienst. Het verwerken van een creditnota is een eenvoudig proces dat in een aantal stappen kan worden uitgevoerd.
De eerste stap bij het verwerken van een creditnota is het controleren van de gegevens op de creditnota. Zorg ervoor dat alle gegevens kloppen, zoals het bedrag dat wordt terugbetaald en de reden voor de terugbetaling. Als er fouten of onduidelijkheden zijn, neem dan contact op met de verkoper om deze op te lossen voordat je verder gaat met het verwerken van de creditnota.
Bij tweede stap moet je kijken of factuur al betaald is of nog betaald moet worden. Volg hiervoor de juiste stap zoals hieronder vermeld staat.
Klant heeft nog niet betaald
Als de klant nog niet betaald heeft kun je een tweede factuur maken, dit factuur is een credit factuur met een eigen factuurnummer. Zet het oude factuurnummer en waar dit factuur over ging wel in de beschrijving van dit nieuwe factuur. In tegenstelling een normaal factuur staat er bij dit factuur een min bedrag op het factuur.
In de boekhouding verwerk je deze ook als een verzonden factuur en NIET als een binnengekomen factuur! Bij het bedrag vul je het bedrag met een min saldo in.
Bij zowel de verkoop als het creditfactuur gebruik je het zelfde nummer op de grootboekrekening (cat. omzet). het verwerken in de boekhouding wordt bij bijna alle boekhoudprogramma’s eenvoudig gemaakt. Er is namelijk een knop dat je twee facturen met elkaar kan verrekenen. Als je dit doet is de creditnota verwerkt.
Klant heeft wel betaald
Dan hangt het nog af of de klant het totale bedrag gaat terugkrijgen of maar een gedeelte. Je kunt hiervoor een zelfde creditnota maken als wanneer een klant nog niet betaald heeft (zie hierboven). Je maakt dan een creditfactuur voor het bedrag wat de klant dan terug krijgt. Bijvoorbeeld een klant koopt een fiets. betaald hier 1000 euro voor. Echter moet/wil je de klant 200 euro terug betalen. Je maakt dan een creditfactuur aan van -€ 200 euro. Deze boek je dan op de zelfde omzetgroep als dat je ook de verkoop van de fiets hebt geboekt. Deze verstuur je dan naar de klant en verwerk je in de boekhouding.
Bij een volledige verwerking van het bedrag werkt het het zelfde als bij een gedeeltelijke terugbetaling.
Meer weten over zakelijke onderwerpen? Bekijk onze Belastingdienst Zakelijk pagina!
