Hoe verwerk je een zakenlunch of zakendiner? Maar vooral ook wat mag je wel en wat mag je niet boeken? Het aftrekken van kosten voor voedsel en drank kent enkele regels. Bijvoorbeeld, de btw is niet aftrekbaar als je uit eten gaat en je kunt slechts een deel van de kosten voor zakelijke lunches en diners aftrekken. Laten we eerst de btw op voedsel en drank bespreken.
Btw: wel of niet aftrekbaar?
Je mag de btw niet aftrekken als je uit eten gaat in een restaurant. Ook niet als je een ruimte huurt en het eten en drinken laat verzorgen door een cateraar. Als je eten van huis meeneemt, zoals een zelfgemaakt lunchpakket, kun je ook geen btw aftrekken.
Je mag de btw wel aftrekken als je het eten in een supermarkt of andere winkel haalt en op kantoor consumeert, zelfs als je dit met een hele groep doet. Je boekt de kosten voor dit eten en drinken gewoon in inclusief de btw, meestal het lage btw-tarief.
Kosten opgeven voor inkomstenbelasting
We hebben zojuist besproken hoe je omgaat met de btw op voedsel en drank. Maar er gelden ook regels voor de inkomstenbelasting. Het maakt niet uit waar je het eten of drinken koopt en consumeert. Er is dus geen verschil voor de inkomstenbelasting tussen eten en drinken in een restaurant of op kantoor.
In een restaurant: alleen bij zakelijk karakter
Als je een zakelijke lunch of diner hebt, bijvoorbeeld wanneer je luncht met een (potentiële) klant, dan kun je deze kosten slechts gedeeltelijk opvoeren als zakelijke kosten. De Belastingdienst kijkt eerst of de hapjes en drankjes een zakelijk karakter hebben. Als je tijdens werktijd gewoon gaat eten, is dit geen zakelijke lunch of diner. De kosten hiervan kun je dus niet opvoeren voor je bedrijf. Maar als je een klant mee uit eten neemt, of een aantal leveranciers uitnodigt voor een bedrijfsborrel in een café, dan heeft het wel een zakelijk karakter. En ook als je eten en drinken koopt en dit op kantoor consumeert, wordt dit gezien als zakelijk. Het is belangrijk om de bon van het eten en drinken te bewaren in je boekhouding en deze correct in te voeren. Als je fooi geeft, moet dit ook op de factuur/bon vermeld staan. Als dat het geval is, kun je de fooi ook meenemen in je boekhouding.
Representatiekosten
Zakelijke kosten voor eten en drinken (met een duidelijk zakelijk karakter) vallen onder de zogenaamde representatiekosten. Hieronder vallen naast voedsel en drank ook genotsmiddelen (zoals sigaren of sigaretten) en relatiegeschenken. In e-Boekhouden.nl is standaard de grootboekrekening “4520 Representatie en verteer” aanwezig. Op de website van de Belastingdienst vind je een overzicht van alle aftrekbare kosten. Je kunt de kosten van representatie op twee manieren berekenen: met of zonder drempelbedrag.
Met drempelbedrag
Het drempelbedrag is in 2021 € 4.700. Dit betekent dat je alle kosten onder dit bedrag niet mag opvoeren voor de inkomstenbelasting. Alles daarboven wel. Hoe boek je dit in je boekhouding? Je boekt alle kosten inclusief btw op de tegenrekening “4520 Representatie en verteer”. Kies bij de btw-code “Geen BTW” als je de btw niet kunt opgeven bij je btw-aangifte. Als je de boeking wel kunt opnemen in de btw-aangifte (bijvoorbeeld omdat je eten hebt gekocht om op kantoor te consumeren), neem je de btw over van de bon of factuur die je hebt ontvangen.
Voorbeeld: Drempelbedrag boeken via memoriaalboeking
Aan het einde van het jaar haal je het drempelbedrag weg uit de grootboekrekening. Je mag namelijk de eerste € 4.700 niet opvoeren bij de inkomstenbelasting. Je boekt het drempelbedrag weg via een memoriaalboeking:
Rekening: “4520 Representatie en verteer” Relatie: Leeg laten Datum: Laatste dag van het boekjaar Omschrijving: Drempelbedrag representatie en verteer wegschrijven Bedrag: € 4.700 Tegenrekening: “1410 Privé-opnamen en stortingen”
Het drempelbedrag is uit de grootboekrekening “Representatie en verteer” geboekt. Het overgebleven bedrag kun je meenemen voor de inkomstenbelasting. Je hoeft hier verder niets meer aan te doen, want deze kosten worden automatisch meegenomen in de winst- en verliesrekening, die je overneemt bij je aangifte inkomstenbelasting.
Je ziet dat het alleen zinvol is om op deze manier je kosten voor voedsel en drank bij te houden als je meer kosten maakt dan het drempelbedrag.
Zonder drempelbedrag
De meeste zzp’ers halen het drempelbedrag niet en kiezen daarom voor de optie zonder drempelbedrag. Je kiest er dan voor om 80% van alle kosten op te voeren voor de inkomstenbelasting. Dit wordt het aftrekbare deel van de representatiekosten genoemd. De overige 20% neem je dan niet mee voor de inkomstenbelasting. Als je deze methode toepast, boek je de kosten telkens voor 80% op de grootboekrekening “4520 Representatie en verteer”.
Voorbeeld: zonder drempelbedrag
Stel dat je € 100,00 (inclusief btw) hebt uitgegeven aan een zakenlunch met een klant. Dan boek je € 80,00, met btw-code “Geen BTW” op de tegenrekening “4520 Representatie en verteer”. De overige € 20,00 boek je dan (ook met btw-code “Geen BTW”) op de rekening “1410 Privé-opnamen en stortingen”. In dit geval hoef je aan het einde van het jaar geen correctie meer uit te voeren.
Uitzondering
Er is een uitzondering op de regel met betrekking tot voedsel en drank. Als je namelijk een cursus geeft waarbij een lunch of diner is inbegrepen, dan zijn de kosten voor voedsel en drank wel 100% aftrekbaar. Je kunt dan de btw opnemen in je btw-aangifte en 100% van de kosten opvoeren voor de inkomstenbelasting.
